עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  כיצד נבנה תכנית הטמעה לפורטל? (חלק ב)הדפס
 
דורית כספי, סמנכ"ל ניהול ידע, BYON IT Solutions
 
 


במאמר הקודם בדקנו מדוע נדרש מהלך הטמעה לפורטל ומהן מטרותיו. לאחר מכן זיהינו את רציונאל תכנית ההטמעה ובהמשך התחלתי בסקירה של מרכיבי והיבטי התכנית. השבוע אמשיך את הסקירה ואציע מימדים נוספים לתכנית הטמעה מלאה ואפקטיבית.

מרכיבי ההטמעה
המרכיב הראשון אותו תיארתי הינו המרכיב התרבותי. ראינו את חשיבות האיתור של גורמים מקדמים כמו גם גורמים מתנגדים (אם בכוח ואם בפועל) ואופי הפעולה מול קבוצות אלה.

המרכיב הטכנולוגי
הפורטל הינו כלי נתון, אך לעתים שיפור קטן בממשק או בפונקציונליות מסוימת יכול להיות ההבדל בין שימוש רב לאי שימוש במערכת. חיוני להבין מתי הרצון לשיפורים במערכת הוא אמיתי וחיוני ומתי הוא רק בבחינת "דחיית הקץ". בפגישות ההטמעה יש להקדיש תשומת לב לאבחון נכון של הצרכים כמו גם לניסיון להימנע מן השימוש בפורטל.

מרכיב התכנים
התכנים הקיימים במערכת נאספו ונאספים מגורמים בארגון, בדרך כלל, לכן אנו מניחים כי התכנים עדכניים ובעלי ערך עבור המשתמשים הפוטנציאליים. אם זאת, יש לקיים בקרה על הכנת גרעין תוכן ראשוני לעלייה לאוויר, אשר יעמוד בקריטריונים שהוגדרו מראש ולוודא את איכות, כמות ומגוון התכנים לאתרים ולשימושים השונים בפורטל.

כדאי לשים לב כי פעולות איסוף, מיון, תיקוף, הסבה, תיוג והזנת תכנים, גורמות פעמים רבות לצוואר בקבוק בדרך לעליה לאוויר, לכן, כדאי להכין תכנית טיפול בתכנים מבעוד מועד. בנוסף, יש חשיבות עצומה בעדכון התכנים באופן שוטף ומיידי - עם קבלת תוכן מעודכן. אי עדכון התכנים עלול להביא למידע שאינו מדויק ובעקבותיו אבדן אמון בפורטל וירידה בלתי הפיכה בשימוש בו. גם לתכנים הדינמיים חשיבות רבה והשלכה על תדמית הפורטל ככלי חדשני ומעניין.

לצורך כך מומלץ להכין מראש מאגר תכנים לפרסום, עבור התקופה הראשונה שלאחר ההשקה.

היבט תהליכי עבודה
השירותים בפורטל מציעים תמיכה ואפשרות לשינויים בתהליכי העבודה. חלק מהשירותים מכילים שינויים מינוריים יותר (כמו שימוש בתבניות אחידות, שימוש בטקסונומיה קבועה ועוד) וחלק מהם עשויים לתמוך בשינויים מג’וריים יותר (כמו תהליך ביצוע תחקיר או תהליך כניסה לתפקיד ואף תהליכים להם בנינו שירותי ידע ייעודיים, תומכי תהליך).

חשוב מאד להבין עד כמה ישפיע הפורטל על שינויים בתהליכי העבודה וכיצד הם יתפסו בקרב המשתמשים השונים. יש לזהות בקרב המשתמשים את הרווח הצפוי בעיניהם מהשימוש בשירותי הפורטל מול הקושי שבשינוי תהליכי והרגלי העבודה.

מיפוי זה יסייע לכוון את מאמצי ההטמעה (הדרכה, ליווי משתמשים, הפעלת הרפרנטים) ולהקצות את המשאבים לשלב זה. 

לאחר שהגדרנו וקבענו את מתכונת הטיפול בכל מימד של התכנית, יש לגבש את הפעילויות הקונקרטיות שתכלול תכנית העבודה.

נתחיל בפעילות ההשקה.

השקה
פעילות ההשקה הינה "ההוצאה לאור" של הפורטל לעיני הארגון. ניתן לקיים השקה "רועשת" או לבחור בהשקה "גלויה", ניתן להשיק את הפורטל בצורה מדורגת למעגלי משתמשים שונים או לנקוט בחשיפת הפורטל לכלל הארגון באקט אחד.

פעמים רבות אמליץ על שני מהלכי השקה של הפורטל: בשלב ראשון יועלה הפורטל בהשקה "שקטה". בשלב שני תתקיים השקה גלויה ופורמלית.

במהלך הראשון, ה"שקט", יחשף הפורטל לקהל יעד מדגמי בן מספר עשרות משתמשים (תלוי בגודל הארגון ובמגוון השימושים השונים). קהל זה יכיל גורמים מיחידות שונות, אשר מייצגים גישות שונות ועמדות שונות לגבי הפורטל. לצורך כך רצוי לזהות מספר גורמים התומכים בפורטל ומספר גורמים העשויים להיות מתנגדים או חסרי עמדה מוקדמת. כמובן שקהל היעד הראשוני יכלול את כל הרפרנטים היחידתיים (כפי שהגדרנו בסעיף בעלי התפקידים בפורטל - ראה מאמר קודם).

מהלך זה נועד להשיג שתי מטרות:

האחת, יצירת התנסות בקרב קהל מצומצם (פיילוט), במטרה ליצור אצלו חוויה של השתתפות והשפעה ועל ידי כך לרתום אותו להטמעה.

השנייה, שימוש באותה התנסות על מנת לגבש רשימה מעשית של תועלות, אשר ישווקו ויודגשו במהלך ההשקה המלאה.

יש לאפשר זמן התנסות מספיק, למידת ההתייחסויות והתועלות ותכנון המהלך הבא.

עוד על תכנון ההשקה ועל הפעולות שלאחריה להשלמת הטמעה מוצלחת - במאמרי הבא.

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc