עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  ניהול ידע לתמיכה בניהול פרויקטיםהדפס
דורית כספי, סמנכ"ל ניהול ידע, BYON IT Solutions
 
 


הצורך בניהול ידע בתחום ניהול פרויקטים הינו אחד הנושאים החוזרים ועולים כמעט בכל ארגון ועם זאת, ללא ספק, הוא אחד הנושאים המורכבים יותר. מדוע? כי ניהול פרויקטים הינו מקצוע הנרכש בעיקר על ידי י ניסיון. עליה וקוץ בה: דווקא משום כך זהו תחום בו ניהול נכון של הידע יכול לתרום רבות.

יחד עם זאת, בטיפול בנושא זה ראוי להביא בחשבון מספר היבטים אופייניים:

- תחום ניהול פרויקטים הוא תחום המשתנה מאד מארגון לארגון הן בהגדרת תחום העיסוק והן במאפייני הסביבה הפרויקטלית. לא תמיד קיימים תהליכי עבודה מוגדרים, בהם ניתן לשלב ניהול ידע, ולכן במקרים רבים יש לטפל קודם כל בגיבוש התהליכים ומתכונת העבודה המתאימה.

- תורת ניהול הפרויקטים אינה בבחינת "פתרון בית-ספר" אלא אוסף רחב של מתודולוגיות אותן יש להתאים לסוג ואופי הפרויקטים וצורת הניהול בארגון. מציאות זו מציבה אתגר נוסף להתאמת פתרונות ניהול הידע לנושא.

- הידע החדש הנוצר בתהליכים הפרויקטליים, ידרוש פעמים רבות עיבוד ותיקוף ובחינת הכללתו לפרויקטים דומים נוספים.

- פרויקטים מטבעם תחומים בלוחות זמנים קשיחים ולכן כל פתרון של ניהול ידע יצטרך להשתלב היטב בפרוצדורות העבודה הנעשות במסגרת ניהול ובקרת הפרויקט (עקרון זה נכון תמיד אך בסביבה העובדת בלוחות זמנים צפופים, זוהי נקודת מפתח קריטית להצלחה). 

קיימות שיטות רבות בעזרתן נוכל לסייע לתהליכי ניהול הפרויקט ולניהול הידע הפרויקטלי. מתוכן בחרתי להציג כאן מספר שיטות, המכנה המשותף להן הוא פשטות הבנייה והיישום.

א. בניית תכנית עבודה: יצירת תבניות המכילות את אבני הדרך המרכזיות בניהול פרויקט אותן ימלאו מנהלי הפרויקטים בעת בניית תכנית העבודה. התבניות יסווגו לפי סוגי פרויקטים. כל אבן דרך תלווה ברשימת תיוג לפעילויות האמורות להתבצע במסגרתה. בנוסף יופיעו טיפים ותובנות לתכנון אבן הדרך ותזכורת לאילוצים ומגבלות שיש להתחשב בהם בעת התכנון. כמובן שחשוב לספק גם דוגמאות קונקרטיות מפרויקטים לדוגמא.

ב. בניית ומעקב תקציב: הקמת מודל אב לתקציב המכיל את כל הסעיפים התקציביים הנדרשים בפרויקט, הסעיפים יתייחסו לכל הפעילויות האפשריות בפרויקט ויהיו מקושרים לאבני הדרך בגאנט הפרויקט (מבנה WBS). מכאן יוכל כל מנהל פרויקט לגזור סעיפים רלוונטיים לפרויקט נתון. המודל ילווה בתיעוד מנחה לשיטת הבנייה ובאומדנים כספיים לסעיפים השונים על סמך ניסיון מפרויקטים קודמים. גם כאן חשוב לשלב טיפים אודות איכות האומדן, גובה בצ"מ, פתרונות לקיצוץ עלויות לנושאים שונים ועוד... הכל על מנת לתמוך ביצירת אמדן מושכל וניהול אפקטיבי.

ג. עבודה מול ספקים: פתרון אחד בתחום זה הוא בניית מאגר ספקים בנושאים שונים, באמצעותו יוכלו מנהלי הפרויקטים לאתר את הספקים הרלוונטיים על פי תחומי התמחות נדרשים. המאגר יכיל את כרטיס הספק – המידע "הקשה", ואת חוות הדעת על הספק וטיפים ודגשים להתנהלות מולו – הידע "הרך". בנוסף, הקמת מאגר ידע מרכזי ותבניות לשלבים השונים בתהליך הרכש הפרויקטלי. המאגר יכלול מסמכים מהותיים בהתאם לשלבי הרכש: RFP, מפרטים, הזמנות רכש, חוזי התקשרות. גם כאן הסיווג  לפי סוגי רכש וסוגי ספקים.

ד. ניהול סיכונים: סיכונים חוזרים על עצמם מפרויקט לפרויקט ובתחומים מסויימים קיימים סיכונים מקצועיים נקודתיים החוזרים על עצמם. יש לנהל מאגר סיכונים ודרכי עקיפה כך שכל מנהל פרויקט יהיה מודע לסיכונים ויוכל להתמודד עימם ללא צורך "בהמצאת הגלגל מחדש".

ה. אבטחת איכות: במסגרת אבטחת איכות מופעלות שיטות שונות כגון: DESIGN REVIEW, שביעות רצון לקוח, קבלת חוות דעת מצליבה ממומחים, בדיקות מדגמיות, מבדקי עמידה בתקן ועוד. גם בתחום זה ניתן להכין את הכלים אשר יתמכו את תהליך בדיקת האיכות. כדאי גם לספק דוגמאות חיות ועדכניות שיהיו לתועלת מנהלי הפרויקטים (למשל: בעיות חוזרות במבדקים, הכנות נדרשות לתהליך DESIGN REVIEW, אופן התמודדות עם דרישות מיוחדות של תקנים...).

ו. ניהול שינויים: ראשית יש לבצע הגדרה ראשונית של מהו שינוי, אופן הטיפול בו והאישורים הנדרשים, על בסיס נהלים וסמכויות שיקבעו. לאחר מכן ניתן להתמודד עם הידע והמיומנות הדרושים על מנת להימנע משינויים, לצמצם אותם או לבחון את נחיצותם כמו גם לתעדף אותם. זהו ידע אשר ראוי להשקיע ולנהל אותו בצורה שיתופית בין מנהלי הפרויקטים, על סמך ניסיונם בהתמודדות עם משברים, טעויות, דרישות חדשות, היבטים שלא נלקחו בחשבון ועוד. זאת באמצעות פתרונות של שיתוף בידע וניהול תובנות.

סקרתי כאן מספר שיטות (תיקצר היריעה מלתאר את כולן), אותן יישמתי בפרויקטים שונים (הנדסה, שיווק,מו"פ, בינוי, טכנולוגיה, תוכנה, רכש ועוד...). כאמור, הדגש הוא תפירת הפתרונות (התהליכיים והמיחשוביים) למערכת הארגונית הספציפית.

כלים פשוטים המשתלבים היטב בסביבת העבודה יתרמו ליצירת תהליכים אחידים, יעילים ומבוססי ידע ויתעלו את האנרגיה להתמודדות עם האתגרים המקצועיים והניהוליים של ניהול הפרויקטים.

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc