עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  כיצד נבנה תכנית הטמעה לפורטל? (חלק ג)הדפס
 
דורית כספי, סמנכ"ל ניהול ידע, BYON IT Solutions
 
 


במאמרים הקודמים בדקנו מדוע נדרש מהלך הטמעה לפורטל ומהן מטרותיו. לאחר מכן זיהינו את רציונאל תכנית ההטמעה ובהמשך סקרתי את מרכיבי והיבטי התכנית, ביניהם: התרבותי, הטכנולוגי, התוכני והתהליכי. ומכאן התחלתי בגיבוש תכנית העבודה עצמה. מעבר לפעולת ההשקה אותה תיארתי במאמר האחרון, ישנן מספר פעולות נוספות בדרך להטמעה מוצלחת, אליהן אתייחס כעת.

הדרכת משתמשים
ההשקה תלווה בהדרכה של כלל המשתמשים להכרת פונקציות הפורטל ולהעלאת "התועלת הנתפסת" אצל כל אחד, אל מול הצרכים העיקריים הרלוונטיים, שהמערכת אמורה לתת להם פתרון. חלק ניכר מההדרכה יוקדש לאוריינטציה, אך חשוב להקדיש זמן גם לתרגול. בהדרכה יינתנו הסברים על האתרים השונים בפורטל, תוך שימת דגש על אופן השימוש ועל התועלות. חלק זה כדאי שיעשה על-פי מצבי חיים המייצגים את הנקודות בתהליכי העבודה בהן הסיכוי להיכנס לפורטל גבוה יותר והערך המוסף שיתקבל משמעותי. במסגרת ההדרכה יוקדש זמן גם להצעות לשיפור הפורטל ושמיעת משוב ראשוני.

ליווי וחניכה
בסיום ההדרכות יתחיל שלב של ליווי וחניכה מתמשכים. בשלב הליווי יש לעבור ביחידות הארגוניות השונות, לשבת עם המשתמשים, לטפל בבעיות שהתעוררו ולאסוף את המשובים והרעיונות שיעלו. הערות והארות שיועברו על ידי המשתמשים ייושמו על-פי העניין ובכך נחזק את התחושה שהפורטל  "שלהם" ו"בשבילם".

פגישות הליווי הן הזדמנות לקרב את השימושים בפורטל לצרכים הספציפיים של כל בעל תפקיד וליצור עבורו את הערך המוסף בהתאם. יש לשים לב לנקודות כמו:

o באילו תהליכים המשתמש זקוק למידע קודם או לידע המבוסס על ניסיון ולמידה קודמים?

o מתי ישנו יתרון מבחינתו לעבודה לפי שיטה קבועה ואחידה?

o במצבים בהם הוא מחפש מידע: כיצד צורת ארגון התכנים ודרכי החיפוש בפורטל מאפשרים לו להתמקד במידע לפי ההקשר שלו הוא זקוק ושאותו הוא מחפש?

הפגישות האישיות נועדו גם לזהות התנגדויות ולטפל בהן, לאפשר מתן התייחסות אישית למשתמש, ליווי ושיווק אישי.

שיווק
שיווק הפורטל לא מסתיים בשלב הראשון של ההשקה. יש להמשיך בו לכל אורך תהליך ההטמעה. מספר ערוצים אפשריים לשיווק הינם:

· "הודעות מתפרצות" לאי-מייל, שיופצו כאשר מוזנים תכנים חדשים (יש להגדיר מראש איזה תכנים) ו/או אחת לתקופה שתוגדר מראש (שבוע).

· פרסום בדף הבית.

· פרסום בחלונית הודעות חדשות.

· פרסום "סיפורי הצלחה" הן בפורטל והן בפורומים רלוונטיים, תוך  הדגשת התועלת שצמחה משימוש בשירותי הידע בפורטל. ניתן לבקש מכל יחידה לפרסם אחת לתקופה סיפור הצלחה.

שיטות נוספות מתקדמות יותר, הדורשות גיבוי ואכיפה מטעם מנהלים, הן למשל:

· שילוב נושא ניהול הידע במסגרת ימי עיון/השתלמות/רענון וכו’ על מנת לשמר את הנושא על סדר היום הארגוני ולתת במה להעלאת צרכים חדשים תומכי תהליכים ופרויקטים.

· שילוב נושא ניהול הידע במסגרת תכנית העבודה השנתית לצורך דיווח תועלות/ידע חדש/רמת הטמעה וכדומה ועל מנת להציב יעדים שנתיים לשנת העבודה הבאה.

· פרסום עיתון וירטואלי ארגוני, המשלב היבטי ניהול ידע פרקטיים, דוגמאות מארגונים רלוונטיים אחרים ועוד. 

הפעלת רפרנטים/אחראי תוכן
הרפרנטים הם מנוף ההטמעה המרכזי. יש לגרום לפורום זה תחושה אישית מיוחדת של "נבחרים", של שותפות בתהליכים הסופיים של עיצוב הפורטל ובכך לרתום אותם וליצור מחויבות להצלחתו. חשוב לנצל את שלב ההטמעה ליצירת תפיסת תפקיד הרפרנט ולקבלת גיבוי ניהולי עבורו, זאת על ידי מספר פעולות, כמו:

· הכנת כתב מנוי פורמאלי בחתימת הממונה הישיר ורצוי גם בחתימת מנהל בכיר/מנכ"ל.

· תיעוד החובות והזכויות של הרפרנטים – ניסוח "אמנת מנהל אתר".

· הצגת הנושא בפורומים ניהוליים שונים.

תפקידי הרפרנטים בשלב ההטמעה יהיו:

o ליווי מקצועי צמוד של המשתמשים.

o יישום בפועל של תהליכים חדשים ונהלי עבודה חדשים.

o קבלת משוב משתמשים.

o יישום שיפורים בכלי ובתהליכים, "תוך כדי תנועה".

o בקרה.

בשבוע הבא נלמד על שיטות ופעולות נוספות בתכנית ההטמעה ונסכם את הנושא באופן שיהיה בידיכם פורמט מלא ופרקטי לעבודה.

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc