עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  כיצד נבנה תוכנית הטמעה לפורטל? (חלק א)הדפס
דורית כספי, סמנכ"ל ניהול ידע, BYON IT Solutions
 
 


פורטל ארגוני מוקם בארגונים על מנת להוות שער כניסה לעולם הידע והמידע בעולם תוכן מסוים, והוא מאפשר סיוע בניהול תהליכי העבודה בארגון וכן גישה מהירה וממוקדת למידע בתחומים שונים המעסיקים את כלל המשתמשים, באמצעות  ארגון נכון של התכנים, אינטגרציה של מידע ושיתוף בידע. על מנת לממש יתרונות אלה נדרש מהלך של הטמעה, הדרכה וליווי.

מטרות מהלך ההטמעה
ניתן לזהות מספר מטרות, כדלקמן:

א. אנשי הארגון יכירו את יכולות הפורטל ויתרונות השימוש בו.

ב. תתאפשר להם התנסות מעשית עם הפורטל, אשר תמחיש את יתרונות העבודה עימו.

ג. מנהלי הארגון יכירו בערך הפורטל ויפנו את עובדיהם לבצע את תהליכי העבודה, לאתר מידע, להתעדכן ולהזין מידע חדש בו.

ד. המשתמשים ישתכנעו כי הפורטל אכן מהווה את מרכז הידע והמידע בתחומי חיי הארגון ולכן יפנימו את חשיבות שמירת התכנים בו.

ה. בעלי התפקידים בפורטל יתנסו בתפקיד ויזדהו עם האחריות שנתנה להם.

השגת מטרות אלה דורשת תהליך הטמעה מתוכנן היטב, תוך כדי הבאה בחשבון של אספקטים תרבותיים, תהליכיים, תוכניים וטכנולוגיים. תהליך הטמעה נכון, יביא לשימוש בפורטל ולהשגת ייעודו.  

רציונאל התכנית
נקודת המוצא להטמעה הינה, כי הפורטל אינו כלי מחייב ואינו כלי בבחינת -MUST דהיינו שלא ניתן לקיים את תהליך העבודה בלעדיו. מכאן שהדגש בתכנית ההטמעה צריך להינתן לאותם חלקים בפורטל התורמים לאפקטיביות גבוהה יותר של המשתמשים בביצוע משימותיהם, אלה אשר יניעו אותם להשתמש במערכת מתוך בחירה.

חשוב לזכור שאנשים ישתמשו בפורטל רק כאשר הנוסחה של תועלת נתפסת/עלות נתפסת תהיה גבוהה מספיק בעיניהם, ולכן חיוני לטפל בכל ארבעת המרכיבים של משוואה זו.

בעלי תפקידים ואוכלוסיות
יש להבחין בין מספר סוגי בעלי תפקידים ואוכלוסיות בקרב משתמשי הפורטל, לטובת תהליך ההטמעה. לכל קבוצת בעלי תפקידים, תפקיד שונה ורמת מעורבות שונה בתהליך ההטמעה. חלוקת התפקידים משתנה מארגון לארגון, אולם בדרך כלל ניתן לזהות את הגורמים הבאים: מנהל פורטל, מוביל פרויקט הפורטל, נציג מערכות מידע, רפרנטים ואחראי תוכן, מובילי שירותי ידע רוחביים, דרגי תמיכה ומנהלנים, ציבור המנהלים בארגון וציבור המשתמשים.

מרכיבי ההטמעה
תכנית הטמעה נדרשת להנחות טיפול בכל אחד ממימדי הפתרון: תרבות ארגונית, טכנולוגיה, תכנים ותהליך.

תרבות ארגונית
א. הפעלת גורמים מקדמים - חשוב לאתר את הגורמים המקדמים הטמעה בארגון ולתת להם אפשרות אמיתית להשפיע כמו גם תפקיד פעיל בהטמעה ובהפעלה. מהלך זה חייב להיות מתורגם לשימוש בפורטל ברמת המעשה בפועל, על ידי גיוסם ועידודם לבצע שימוש ואף לסייע בהטמעת הפורטל לעמיתיהם וסביבתם.

בקרב הרפרנטים ואחראי התוכן שהזכרתי לעיל, ניתן בהחלט לזהות  סוכני שינוי, אשר יסייעו בהטמעת הפורטל וקידומו. רצוי לבסס את הרפרנטים כפורום קבוע הנושא באחריות להטמעת הפורטל, לתפעולו השוטף ולפיתוח מענה לצרכים חדשים בהמשך. פורום כזה יכול לשמש כערוץ הטמעה מרכזי לאורך זמן וכמסגרת רוטינית דרכה ניתן יהיה לקבל את "קול המשתמש" מחד ולהטמיע שירותים חדשים מאידך.

ב. זיהוי התנגדויות צפויות - יש לזהות מראש את מוקדי ההתנגדויות, את גורמי השורש להתנגדויות אלו ודרכים אפשריות להתמודד איתן. בהתאם להתנגדויות הצפויות יש לבנות תכנית פעולה קונקרטית להתמודדות.

במקרים רבים נראה, כי קיימים גורמים בכירים בארגון, אשר ממתינים לראות כיצד ייתפס הפורטל ומה יהיה מקומו בארגון, אך אינם מקדמים אותו בדרך אקטיבית. מול גורמים אלה יש להוכיח הצלחה על-פי קנה המידה שלהם להצלחה. לכן, חשוב למפות את הגורמים הפסיביים ואת מקדמי ההצלחה מולם ולפעול בהדרגה לגיוסם.

אחזור אליכם בעוד שבועיים, נמשיך להכיר את מרכיביה האחרים של התכנית ונתאר את בנייתה של תכנית הטמעה מוצלחת. ובינתיים חג חירות שמח!

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc