עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  כיצד נבנה תכנית הטמעה לפורטל? (חלק ד)הדפס
דורית כספי, סמנכ"ל ניהול ידע, BYON IT Solutions
 
 


במאמרים הקודמים בדקנו מדוע נדרש מהלך הטמעה לפורטל ומהן מטרותיו. לאחר מכן זיהינו את רציונל תכנית ההטמעה ובהמשך סקרתי את מרכיבי והיבטי התכנית, ביניהם: התרבותי, הטכנולוגי, התוכני והתהליכי. מכאן התחלתי בגיבוש תכנית העבודה עצמה. מעבר לפעולות ההתנעה וההשקה לה הקדשנו את אחד המאמרים, תיארתי במאמר האחרון, פעולות נוספות בדרך להטמעה מוצלחת: החל מהדרכת משתמשים, דרך ליווי וחניכה, הפעלת רפרנטים ואחראי תוכן ועד פרסום ושיווק התוצרים וההישגים.

מה עוד? מספר אלמנטים נוספים יש לקחת בחשבון:

פעילות ממוקדת בקרב הדרג הבכיר
עבור גרעין של מנהלים בכירים רלוונטיים, כדאי לחשוב על הדרכה אישית אותה נוכל לנצל להסבר והדגמת חשיבות תרומתם לקידום הפורטל. ביצוע תפקידם כמקדמי הפורטל יהיה אפשרי לאחר קיום פגישות הליווי, בהן הובהרו והוסכמו התועלות ולאחר חשיפה ושימוש בפועל ביכולות הפורטל והכרה מעשית בערכו, בקרב קהל זה. חשוב להבהיר לדרג הבכיר כי עליו לעודד שימוש בפורטל, כך שהוא אכן יהווה המקום המרכזי, השיתופי והבלעדי לכל עולם המידע והידע לו נועד. בנוסף, חשוב לעודד את המשתמשים על ידי מתן דוגמה אישית כמו לאתר חומר בפורטל, להודיע הודעות במסגרתו, להעלות טיפ באחד המאגרים וכדומה. תפקיד דרג זה הוא גם סיוע ביצירת הרגלי שימוש בקרב המשתמשים על ידי הפנייתם לפורטל בנושאים שהם עשויים להיעזר בו.

תפקידים נוספים של המנהלים בשלב ההטמעה הם:

o הגדרת ציפיות אופטימית אך ריאלית הן לבעלי התפקידים בפורטל והן למשתמשים כולם. הבעת אמון בפורטל והכרה בחשיבותו.

o עידוד פומבי של גורמים מקדמי שימוש ותורמי תכנים.

o גיבוי הרפרנטים בתפקידם: מתן הכרה ותיעדוף זמינותם של נציגי היחידות והיישומים לטובת הפורטל.

מדידת שימוש
יש להגדיר דו"חות מדידה על מנת שניתן יהיה לקבל תמונה אמיתית לגבי רמת העדכון ומידת השימוש במערכת ועל מנת לאתר פערים, בעיות ו/או צרכים חדשים. יש לבנות את הדו"חות לא רק בהיבט הכמותי הנפוץ של כמות כניסות, אלא לנסות ולקבל אינדיקאטורים אשר יוכלו לבטא את מהות השימוש ואת ערך השימוש לאוכלוסיות השונות ומול שירותי הידע השונים.

משוב
יש לעודד את המשתמשים לתת משוב לשימוש בפורטל. המימוש הפשוט הוא באמצעות ’כפתור’ "כתוב אלינו", יש ליצור תהליך באמצעותו יאספו וינותחו המשובים וינוצלו למען קבלת החלטות במה להשקיע. שיפורים קטנים יתבצעו בשוטף, שיפורים ושינויים מהותיים יבחנו תחת מגבלות תקציביות וטכנולוגיות והחלטה תתקבל בהתאם ליכולות ותיעדוף הדרישות.

מניסיוני, משוב כזה פעיל, בדרך כלל, בתקופת החיים הראשונה של הפורטל ולכן, אחת לתקופה, כדאי לערוך סקר שביעות רצון, אשר יסכם את עמדות המשתמשים בהיבט התכני ובהיבט הטכני. זהו אמצעי חשוב נוסף אשר ימקד את המאמצים לקראת שדרוג השירותים הקיימים והכוונה לפתרונות נוספים.

תכנית ההטמעה
לבסוף, על מנת שמכלול פעילויות ההטמעה, אותן סקרנו בסדרת המאמרים, יבוצע ע לפי סידרו, המלצתי הינה להכין תכנית עבודה ולנהל את מהלך ההטמעה כמו פרויקט לכל דבר. התכנית תכיל את הפעולות השונות, את משכן, האחראים לביצוע, תקציבים נדרשים ומועד הפעילות ביחס לנקודת ההשקה הרצויה. רצוי להתייחס בתכנית גם לצווארי בקבוק פוטנציאליים ולסיכונים שונים, כך נוכל לתכנן היטב ואף לנטר את התהליך.

וטיפ נוסף: למעשה, מהלך הטמעה ותחזוקה איננו מסתיים אף פעם (או לפחות כל משך חיי שירותי הידע בפורטל). הדרכת משתמשים חדשים, מאמצי הטמעה נקודתיים לחשיפה וחיזוק השימוש, הוספת שיפורים למערכת על בסיס השימוש בה, הרחבות לעולמות תוכן נוספים ושירותים חדשים, הם חלק בלתי נפרד מפעילות ניהול הידע. אי לכך צריך לקחת בחשבון משאבים ותקציבים גם לאירועים שונים ולתחזוקה שוטפת ולהיערך בהתאם.

בהצלחה!

הערה: המתווה שהוצג במאמרים אלו נועד לתכנון וביצוע של תכניות הטמעה לפורטל ארגוני, ניתן להיעזר בו גם להטמעה של שירותי ידע פתרונות שונים בתחום ניהול הידע, בהתאמות הנדרשות, כמובן.

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc